にじっこ有志
にじっこ食堂 運営マニュアル
企画のスタートから当日、ふりかえりまで、食堂運営の全工程をまとめた完全版です。初めて担当する人は上から順に、経験者は自分の担当フェーズだけ読めばOK。
概要
園児・保護者・先生がみんなで一緒に夜ごはんを食べる、にじっこ最大のイベント。家族ごとに落ち着いて食事できる雰囲気を大切にします。
時間18:00〜19:30
場所園2階(受付はトイレ前)
規模100名超(114名まで増加中)
参加費給食回は1人500円
曜日金曜が好ましい(木も可)
頻度年2回(秋・2月)
動かせない前提
- 開始は18:00固定(延長保育の都合で前倒し不可。設営は有志の早出で対応)
- 食事は給食か業者弁当のみ。自炊・手作り品の提供は園からNG(衛生・アレルギー上の理由)
- 給食で開催する場合、人数の報告は開催2週間前まで(大人/幼児/乳児の内訳+離乳食の段階+アレルギー)。申込締切もここに合わせる
- 給食室への連絡は必ず先生を通す(直接連絡は行き違いのもと)
- 参加費は給食回1人500円(離乳食も500円)。何も食べない0歳だけ無料(在園児の0歳も無料)
- 園の駐車場・駐輪場は使えない(案内に毎回明記する)
運営の型(これだけ覚えればOK)
6〜4週間前に園と調整 → 3週間前に告知・申込開始 → 2週間前に締切・園へ人数報告 → 前日リマインド → 当日は16:00設営・18:00開始・19:00ごちそうさま・20:00完全撤収。詳細は下の各フェーズへ。
業者弁当で開催した回(2025年12月)の経験則: 弁当は割高で「高い」の声が出やすく、発注・支払い・変更対応の手間も大きい。給食での開催を第一希望に。企画の背景・設計思想は基本設計書へ。
1企画(6〜4週間前)
最初にやることは園との調整。窓口担当から先生へまとめて確認します。
- 開催日の打診・確定(木・金候補で。園の行事と被らないか。10月は運動会月)
- 給食 or 業者弁当の確認。どんぶり等ワンプレート系メニューの相談(リクエストは検討してもらえる)
- 会場・備品(机椅子・乳児用椅子)の使用確認
- 大皿シェア方式・タッパー持参推奨など、運営方式の変更点の相談
- 延長保育料の扱い(2025年度実績: 18時まで預かり可で200円)の確認
- 給食費の支払い期限(現金で先生へ)の確認
日程が決まったらLINEで共有し、役割分担の相談を始めます。
2準備(4〜3週間前)
役割分担を決める(手挙げ制)
| 種別 | 役割 | やること |
|---|---|---|
| 準備 | チラシ・案内 | 案内ページの日付・QRを差し替え。紙チラシは過去回(Drive「02_配布物」)を流用 |
| 準備 | 配信依頼 | ルクミー/コドモン配信を園に依頼(文面+画像リンクをセットで)、園内掲示 |
| 準備 | 申込フォーム | 前回のGASフォームのスプレッドシートをコピーしてCONFIG(日付・締切)更新→新デプロイ。集計・入金照合はシートが自動化(手順はテンプレのREADME) |
| 準備 | 集金 | PayPay受取・現金対応・未入金リマインド |
| 準備 | 名簿作成 | 申込集計から受付用名簿を作る |
| 準備 | 発注(弁当回) | 締切後の人数集計をもとに店へ発注 |
| 当日 | 受付/誘導・配膳/挨拶・進行 | 詳細は当日運営マニュアル |
申込フォームを作る
- 前回の申込シート(GAS Webアプリ)をDriveでコピー→Apps ScriptのCONFIGで日付・締切を更新→setup実行→新デプロイ(テンプレとREADME: ローカル『01_イベント/_テンプレート/申込フォームGAS』)
- 「食べない0歳は無料」を仕様に織り込む(明文化しないと徴収ミス→返金の前例あり)
- 2026年度から自作Webフォームに刷新済み: ログイン不要/参加費を画面で自動表示/完了画面にPayPay案内/再送信で上書き修正(重複しない)/在園児は行追加式で人数上限なし/控えメールは任意
- 公開前に1件テスト送信して「回答」「集計」タブへの反映と完了画面を確認(構造が固定なのでフルテストは不要)。テスト行は削除
- 1歳未満(無料)の申込時に金額が表示される既知の問題あり。流用時は必ず修正
3告知(3週間前)
- 配布ルートは3つセット: 紙チラシ配布+園内掲示(玄関ホワイトボード)+ルクミー/コドモン配信
- チラシは要点のみ(日時・場所・参加費・申込QR・締切・持ち物・駐車場不可・アレルギー持ち込み可)。細かい注意事項は当日掲示に回す
- 掲示物は文字より絵(子どもが見るため)。ホワイトボードは日付の書き忘れに注意!
- 配信依頼は「文面+画像のダウンロードリンク」をセットで先生へ。送ったらお迎え時に一声、配信されたか前々日までに確認(届いていなかったことが何度もある)
- 新フォームはGoogleログイン不要のため、LINE内ブラウザからもそのまま開ける(旧フォームで必要だった「リンクをコピーしてブラウザで」の案内は不要に)
- 過去の告知文はLINEログに全文あり。ゼロから書かずに流用する
4締切・集計・集金(2週間前)
- 申込締切(開催2週間前)。締切後の申込は園判断、原則厳守(先生・給食さんOKなら少数追加を受けた実績はあり)
- 集計: PayPayアプリの取引CSVを「入金明細」タブに貼るだけで自動照合(照合タブに✅/⚠️/❌が出る)。受付用名簿は「回答」シートから作成
- 園へ人数報告: 大人/幼児/乳児の内訳+離乳食の段階(初期/中期/後期/完了)+アレルギー情報。給食さんへは必ず先生経由
- 弁当回: 発注確定。少量の変更は前日17時まで(電話のみ)。「前日まで不明」の家庭には前々日期限を切る。アレルギーは店に食材確認(混入の可能性まで聞く)
集金のポイント
- 基本はPayPay(にじっこ有志宛)。PayPay送金ガイドを案内に添付。現金の救済も必ず残す(現金は先生経由)
- 未入金は毎回それなりに出るのが普通。Apps Scriptの makeReminderList で未入金一覧+配信文面を自動生成 → ①ルクミー配信でリマインド → ②未入金リスト+案内文を先生に渡して園経由でアナウンス、の二段構え
- PayPayの受け取りQR/リンクは発行から約2週間で失効する → 告知開始の直前に発行し、期限が支払い締切より後になるようにする(リマインド時も期限を確認)。「ポイント送金」は現金化できないので不可の案内を徹底
- 会費は先生預かり、残金は次回イベントへ繰り越し。名簿・入金リストは個人情報のため共有範囲に注意
5直前(前日まで)
- 前日リマインド配信(開始時間・ゴミ・配膳ルール。過去文面をログから流用)
- 張り紙・ラミネート注意書き(「当日絶対守ってほしい3点」)の準備。ラミネートは園に頼める
- 閉会の段取りまで含めた当日タイムスケジュールを有志全員に配布(作ったのに配り忘れた前例あり)
6当日
16:00 有志集合・設営 → 17:45 受付 → 18:00 いただきます → 19:00 ごちそうさま → 20:00 完全撤収。
📱 当日はこれを開く
受付フロー・アナウンス台本・配膳のコツ・撤収チェックまで、当日の動きはすべて当日運営マニュアルにまとまっています。
7事後(1週間以内)
- 参加後アンケートを配信(過去フォームをコピー、ルクミーで案内)。当日案内しそびれても後日配信で回収できた実績あり
- 有志内でふりかえり(LINEでOK)。気づきはこのマニュアルと進行ログに反映する
- 会計の締め: 未入金の最終確認、給食費の支払い(現金で先生へ・期限確認)、残金の繰り越しを共有
- アンケート結果は次回の改善と園への報告に使う
配布物一覧
| 配布物 | いつ | ありか |
|---|---|---|
| 案内(チラシWeb版) | 3週間前 | にじっこ食堂 ご案内(日付・QRを差し替え) |
| 紙チラシ・掲示ポスター | 3週間前 | Drive「02_配布物」の過去回を流用 |
| 申込フォーム | 3週間前 | 前回シートをコピーしCONFIG更新→新デプロイ(テンプレREADME参照)。チラシQRも新URLで作り直す |
| PayPay送金ガイド | 申込後 | PayPay送金ガイド(締切・QRを差し替え) |
| 前日リマインド文 | 前日 | LINEログの過去文面を流用 |
| ラミネート注意書き(3点) | 当日掲示 | 文言は当日運営マニュアルの「掲示3点」 |
| 参加後アンケート | 当日〜翌週 | Drive「01_資料/01_アンケート」をコピー |