にじっこ有志

申込フォーム運用マニュアル

にじっこの申込フォーム(自作Webフォーム)の仕組み・イベントごとの作り方・受付中の運用・集金チェック・メンテナンスをまとめた運営者向け手引きです。

🧩 仕組み(なにでできているか)

フォームはGoogleスプレッドシート+Apps Script(GAS)で動く自作Webフォームです。すべてにじっこ共用Googleアカウント(nijikkoyushi@gmail.com)の中で完結し、個人情報が外部サービスに出ることはありません。

入力ログイン不要・スマホ最適化

金額人数×500円を画面で自動表示

支払い案内完了画面にPayPayボタン+QR

修正再送信で上書き(重複しない)

控え控えメール自動送付(不達でも申込成立)

集金照合PayPay CSV貼るだけで自動

回答はぜんぶ申込シートに入る: 「回答」(1家庭1行)・「集計」(人数・金額・未入金が自動)・「照合」(入金の自動突き合わせ)・「📖使い方」(シートを開くと出る説明)
同じ家庭が再送信すると上書き: ①在園児名 ②メールアドレス ③代表者名の順で過去の行を見つけて更新する(表記ゆれは自動吸収)。入金チェックは保持され、入金後に金額が変わると備考に「要確認」が自動で付く。同じ端末なら前回の入力内容が自動で復元される
保険用に簡素なGoogleフォームも用意: 本番が壊れたときの避難先(切替手順はトラブル対応)

🆕 回ごとの作成(イベントのたび・約10分)

前回の申込シートをDriveでコピーにじっこアカウントで前回のスプレッドシートを「コピーを作成」(中のプログラムごとコピーされる)。名前は「20270205_にじっこ食堂申込(回答)」のように日付入りに
設定(CONFIG)を今回の内容に更新「拡張機能→Apps Script」を開き、コード冒頭のCONFIGで開催日・締切を書き換え。Claudeに「食堂②のフォームを準備して」と頼めばここは全部お任せでOK
setup を実行回答シートが空の状態で作り直される(マスタ類は残る)
「新しいデプロイ」でWebアプリを発行実行ユーザー=自分/アクセス=全員。コピーごとにURLが変わるので、案内ページ・チラシのQRも新URLで作り直す(Claudeが一括でやる)
スマホで1件テスト送信回答・集計タブへの反映と完了画面(金額+PayPay案内)を確認→テスト行を削除して公開

⚠️ 告知直前にPayPayのQRを最新化

PayPayの受け取りQR/リンクは発行から約2週間で失効します。告知開始の直前ににじっこ有志のPayPayでマイコードのリンクを再コピーし、Claudeに渡してフォーム・送金ガイド・チラシへ一括反映(期限が支払い締切より後になるように)。

📥 受付中の運用(基本、何もしなくていい)

申込は自動でシートに溜まる。受付中に運営がやることは基本ありません
「入力できない」と連絡が来た家庭は、聞き取って運営が代理で入力してOK(備考にその旨をメモ)
申込内容の変更・間違いは「同じフォームからもう一度送信してもらう」だけ(上書きされる)。完了画面にも案内が出ています
控えメールが届かないと言われたら(アドレスの打ち間違いが典型): メールは控えなので支払いには影響なし。再送信すれば完了画面がもう一度出せる、と案内する
締切後もフォームは開いたまま。締切後の申込を受けるかは園と相談して判断(過去は少数の追加を受けた実績あり)

💰 集金チェック(締切前後・CSVを貼るだけ)

PayPayアプリで取引履歴のCSVをダウンロードにじっこ有志アカウントの取引履歴→CSVダウンロード
CSVを開いて全選択コピー→申込シートの「入金明細」タブのA1に貼る加工不要。列の順番が違っても自動で認識される
「照合」タブを見る家庭ごとに ✅ぴったり/⚠️差額あり/❌未入金/💴現金が自動表示。「🔍マスタ未登録の表示名」が出たら、送金メッセージの園児名で家庭を特定してマスタに1行追加(次回から自動)
未入金リマインドApps Scriptで makeReminderList を実行→「リマインド」タブに未入金一覧+配信用文面が自動生成。①ルクミー配信 ②先生経由の二段構えで(配信文テンプレ集にもひな形あり)
現金の家庭受け取ったら「回答」タブの入金確認にチェック+入金日を記入

受付名簿もこのシートから

当日の受付名簿は「回答」タブをクラス順に並べて印刷。園への人数報告(大人/幼児/乳児+離乳食段階+アレルギー)も「集計」タブの数字をそのまま使えます。

🔧 メンテナンス(仕組みを直す・変えるとき)

基本はClaudeに頼む: 「フォームに◯◯の項目を足して」「完了画面の文言を変えて」等。Claudeが直接コードを修正して本番反映まで行う(URLは変わらない)
手動で直す場合: Apps Scriptエディタでコード修正→保存だけでは反映されない。「デプロイ→デプロイを管理→鉛筆→新バージョン→デプロイ」で反映(この方法ならURL不変。「新しいデプロイ」はURLが変わるので使わない)
権限の再承認: コードに新しい権限(メール送信など)が加わると承認が必要。エディタで関数 authorize を1回実行(メールは送られない)
控えメールの上限: 無料Gmailは1日100通まで。超えた分はメールだけ失敗し申込は成立する(仕様として許容)
詳細な技術資料: テンプレ一式と詳しい手順はPC内 01_イベント/_テンプレート/申込フォームGAS/(Code.gs / index.html / 照合.gs / README)

🚨 トラブル対応

→ 表は横にスクロールできます

症状	対処
フォームが開かない	デプロイ設定の「アクセスできるユーザー: 全員」を確認。直らなければ下の保険フォームへ切替
送信でエラーが出る	Apps Scriptの「実行数」ログでエラー内容を確認。「回答」シートがない(setup未実行)が典型
回答がシートに入らない	コード修正後の反映漏れが典型。「デプロイを管理→新バージョン」で再デプロイ
控えメールが届かない	迷惑メール確認→それでもダメなら「支払いに影響なし・完了画面が正」と案内(アドレスの打ち間違いが大半)
本番フォームが直せない	保険フォームに切替: ルクミー/LINE配信で予備フォームのURLを流す(チラシのQRは差し替え不可のため配信で告知)。予備URLは食堂①企画書に記録あり

切替の判断は1人で抱えない

障害時はLINEで共有して、保険フォームへの切替をメンバーで判断。予備フォームのURLはメンバーにも共有しておきます。